Ketikmedia.com – Divisi HR atau Sumber Daya Manusia menjadi salah satu departemen tersibuk sekaligus krusial dalam perusahaan.
Divisi ini memiliki sederet tugas krusial yang berpengaruh terhadap keberlangsungan karyawan, mulai dari proses rekrutmen, penggajian, hingga kehadiran.
Dengan tugas-tugas tersebut, banyak perusahaan lalu beralih menggunakan alat bantu berupa software HRIS untuk mengotomasi tugas-tugas HR supaya lebih cepat dan praktis.
Apa saja manfaat dari menggunakan software HRIS dalam membantu meringankan beban divisi SDM? Berikut ulasannya.
Apa itu Software HRIS?
HRIS atau Human Resources Information System adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola kegiatan yang terkait dengan SDM dalam sebuah organisasi.
Software HRIS dapat membantu manajer dalam memahami berbagai aspek sumber daya manusia, seperti perekrutan, pelatihan, penggajian, penilaian kinerja, dan administrasi karyawan melalui berbagai fitur yang tersedia.
Semua pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual kini dapat dilakukan secara otomatis, sehingga redundansi data bisa dihilangkan, selain itu juga lebih menghemat tenaga dan waktu.
Dengan berbagai fitur dan modul yang disediakan, Software HRIS LinovHR dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional, akurasi data, dan kepuasan karyawan, sehingga mendukung pengelolaan dan manajemen SDM di perusahaan serta organisasi.
Jenis-Jenis HRIS di Perusahaan
Berdasarkan fungsinya, terdapat tiga jenis HRIS yang sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia:
HRIS Operasional
Software HRIS operasional dirancang untuk menangani kebutuhan HR yang bersifat operasional, seperti administrasi karyawan, absensi, dan penggajian. Jenis software ini biasanya memiliki lima komponen utama:
- Employee Information System
Mengelola data karyawan, termasuk nama, alamat, tanggal lahir, pendidikan, gaji, dan status kepegawaian.
- Position Control System
Memantau posisi karyawan dalam struktur organisasi perusahaan, mencakup jabatan dan posisi.
- Performance Management System
Menyimpan informasi tentang penilaian kinerja dan produktivitas karyawan, yang dapat digunakan sebagai acuan untuk promosi, kenaikan jabatan, atau pemecatan.
- Applicant Selection and Placement Information System
Membantu memilih kandidat karyawan terbaik sesuai kriteria perusahaan dan proses rekrutmen.
- Government Reporting and Compliance System
Membantu dalam pengelolaan laporan agar sesuai dengan regulasi pemerintah.
HRIS Tactical
Software HRIS taktis mendukung kebutuhan HR terkait data, analisis, dan konsultasi, seperti perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, dan pelatihan. HRIS ini terdiri dari empat komponen utama:
- Job Analysis and Design Information System
Menyimpan data tugas dan tanggung jawab karyawan.
- Recruiting Information System
Merencanakan dan menjalankan strategi rekrutmen karyawan sesuai kebutuhan perusahaan dan regulasi pemerintah.
- Compensation and Benefit Information System
Mengatur keputusan terkait penggajian, kompensasi, dan tunjangan karyawan untuk mendukung produktivitas kerja.
- Employee Training and Development System
Perencanaan program pelatihan bagi karyawan baru maupun karyawan lama.
HRIS Strategic
Software HRIS strategis berfungsi untuk mendukung penyusunan strategi perusahaan dan pengelolaan sumber daya manusia, termasuk kegiatan seperti performance review. Komponen utama dari HRIS strategis adalah:
- Information System Supporting Workforce Planning
Merencanakan strategi jangka panjang seperti perluasan pasar, membuka cabang baru, dan peluncuran produk baru.
- Specialized Human Resource Information System Software
Mendukung fungsi-fungsi manajemen HR.
- Information System Supporting Labor Negotiation
Membantu dalam hubungan antara HR dengan vendor, serikat pekerja, dan manajemen perusahaan.
Manfaat Penggunaan Software HRIS
Manfaat utama dari software HRIS adalah membuat pengelolaan sumber daya manusia di suatu perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif, dengan cara:
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
HRIS dengan berbagai keunggulannya yang pertama yaitu berfungsi untuk meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
HRIS mampu mengotomasi proses administratif, seperti payroll, manajemen waktu dan kehadiran, serta administrasi karyawan. Maka, beban kerja manual dan kemungkinan terjadinya human error bisa lebih ditekan.
2. Penyimpanan dan Akses Data yang Terpusat
HRIS juga memberikan manfaat dalam hal keamanan data. Sistem ini mampu menyimpan seluruh data karyawan dalam satu sistem terpusat yang dapat dengan mudah diakses oleh departemen terkait.
Hal ini memungkinkan pengelolaan informasi yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.
3. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Sistem HRIS juga mempermudah akses yang bagi karyawan untuk mengelola informasi pribadi mereka secara mandiri, mulai dari mengajukan cuti, melihat slip gaji, hingga mengikuti program pelatihan. Hal ini mampu meningkatkan kepuasan sekaligus keterlibatan karyawan.
4. Mengoptimalkan Proses Rekrutmen dan Onboarding
Dengan teknologi AI dan kemampuan mengotomasi sederet tugas, HRIS berguna mempermudah dan mempercepat proses rekrutmen, mulai dari tahap seleksi kandidat, online interview, hingga onboarding karyawan baru.
5. Pengembangan dan Pelatihan Karyawan
Tidak hanya dalam proses rekrutmen, HRIS berfungsi memantau kebutuhan pelatihan dan mengelola program pengembangan karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan kompetensi mereka. Dengan sederet manfaat di atas, pemakaian Software HRIS LinovHR akan membantu perusahaan untuk lebih fokus pada strategi pengembangan SDM yang lebih luas dan meningkatkan produktivitas serta kinerja perusahaan secara menyeluruh.
