Ketikmedia.com – Mencetak dokumen dari Microsoft Excel sering kali menjadi mimpi buruk bagi banyak pekerja kantoran maupun mahasiswa. Berbeda dengan Microsoft Word yang tampilannya What You See Is What You Get (WYSIWYG), tampilan di lembar kerja Excel tidak selalu sama dengan hasil cetaknya. Masalah yang paling sering terjadi adalah kolom yang terpotong dan berpindah ke halaman berikutnya.
Kondisi ini tentu menjengkelkan. Data tabel yang seharusnya tersaji dalam satu halaman menjadi terpecah. Pembaca harus membolak-balik kertas hanya untuk melihat kelanjutan kolom paling kanan. Belum lagi jika Anda menggunakan ukuran kertas F4 yang sering kali tidak terdaftar secara default di pengaturan printer.
Anda tidak perlu panik atau mengatur ulang lebar kolom satu per satu secara manual. Ada teknik khusus untuk memaksa Excel menyesuaikan konten agar muat dalam satu lembar kertas secara rapi. Kami telah merangkum cara print Excel agar tidak terpotong untuk ukuran kertas A4 maupun F4 dengan presisi tinggi.
Berikut adalah langkah-langkah yang bisa Anda terapkan agar hasil cetak dokumen Excel Anda terlihat profesional dan rapi.
1. Atur Orientasi dan Margin Halaman
Langkah pertama yang paling krusial adalah menentukan orientasi kertas. Karena data Excel biasanya memanjang ke samping (horizontal), menggunakan orientasi Portrait sering kali tidak efektif.
Ubah orientasi kertas Anda menjadi Landscape untuk memberikan ruang lebih lebar bagi kolom-kolom data. Caranya cukup mudah yaitu masuk ke tab Page Layout, klik Orientation, lalu pilih Landscape.
Selanjutnya adalah mengatur Margin. Margin adalah batas kosong di pinggir kertas. Jika data Anda sangat padat, gunakan margin yang tipis.
- Masuk ke tab Page Layout.
- Pilih Margins.
- Pilih opsi Narrow.
Pengaturan ini akan memberikan ruang ekstra bagi tabel Anda untuk bernapas dan mengurangi risiko terpotong di bagian samping.
BACA JUGA: Cara Menggunakan VLOOKUP dan HLOOKUP di Excel untuk Pemula
2. Gunakan Fitur Scale to Fit (Kunci Utama)
Ini adalah fitur rahasia yang sering dilewatkan banyak orang. Excel memiliki fitur cerdas yang bisa mengecilkan ukuran dokumen secara otomatis agar pas dalam satu halaman. Anda tidak perlu mengecilkan ukuran font satu per satu.
Fitur Scale to Fit akan memaksa seluruh kolom muat dalam lebar satu kertas. Berikut caranya:
- Masuk ke tab Page Layout.
- Perhatikan grup menu Scale to Fit.
- Pada bagian Width, ubah pengaturan dari Automatic menjadi 1 Page.
- Pada bagian Height, biarkan tetap Automatic jika data Anda sangat panjang ke bawah (banyak baris).
Jika Anda mengubah Height menjadi 1 Page juga, Excel akan memaksa seluruh ribuan baris data masuk ke satu lembar. Hasilnya tulisan akan menjadi sangat kecil dan tidak terbaca. Jadi pastikan Anda hanya mengubah bagian Width (Lebar) saja menjadi 1 halaman.
Dengan pengaturan ini, Excel akan secara otomatis mengurangi persentase skala (Scale %) hingga semua kolom masuk. Jika angkanya turun di bawah 60 persen, tulisan mungkin akan terlalu kecil. Jika ini terjadi, Anda harus mempertimbangkan untuk menyembunyikan kolom yang tidak perlu.
3. Mengatur Ukuran Kertas F4 (Folio) Secara Manual
Masalah pencetakan terpotong sering terjadi pada pengguna kertas F4. Perlu Anda ketahui bahwa ukuran Legal di Excel tidak sama dengan ukuran F4 yang umum digunakan di Indonesia.
Ukuran Legal memiliki panjang 14 inci (sekitar 35,5 cm), sedangkan kertas F4 di Indonesia memiliki panjang 13 inci (33 cm). Jika Anda memilih Legal saat mencetak di kertas F4, bagian bawah dokumen pasti akan terpotong karena printer mengira kertasnya lebih panjang.
Anda wajib membuat ukuran kertas kustom (Custom Size) untuk F4. Ikuti panduan presisi ini:
- Masuk ke tab Page Layout, klik Size, lalu pilih More Paper Sizes di bagian paling bawah.
- Jendela Page Setup akan muncul. Klik tombol Options pada tab Page.
- Ini akan membuka properti driver printer Anda. Tampilan bisa berbeda tergantung merek printer (Epson, Canon, HP).
- Cari opsi User Defined atau Custom.
- Masukkan ukuran kertas F4 secara manual dalam satuan milimeter atau inci.
- Lebar (Width): 215.9 mm (21,59 cm)
- Panjang (Height): 330.2 mm (33,02 cm)
- Simpan pengaturan tersebut dengan nama “F4 Indonesia” atau nama lain yang mudah diingat.
- Klik OK hingga kembali ke lembar kerja.
Dengan menggunakan ukuran yang akurat, hasil cetak di bagian bawah (footer) tidak akan hilang atau terpotong lagi.
4. Manfaatkan Page Break Preview
Sebelum menekan tombol print, Anda wajib melihat pratinjau pemotongan halaman. Excel menyediakan tampilan khusus bernama Page Break Preview yang jauh lebih informatif daripada Print Preview biasa.
Anda bisa mengaktifkannya melalui tab View lalu pilih Page Break Preview. Di tampilan ini, Anda akan melihat garis biru tebal dan putus-putus.
- Garis biru solid: Menandakan batas area cetak.
- Garis biru putus-putus: Menandakan pembagian halaman otomatis.
Anda bisa menggeser garis biru putus-putus tersebut menggunakan mouse. Klik dan tahan garis tersebut, lalu geser ke arah kanan hingga mencakup kolom terakhir yang Anda inginkan. Ini adalah cara manual untuk memaksa kolom masuk ke halaman pertama. Perhatikan bahwa menggeser garis ini secara otomatis akan mengubah persentase Scale yang kita bahas di poin nomor 2.
5. Menentukan Print Area
Terkadang masalah terpotong disebabkan karena Excel mencetak sel kosong yang pernah terisi data. Untuk memastikan printer hanya mencetak tabel yang Anda inginkan, Anda harus mengunci area cetak.
Blok seluruh tabel yang ingin dicetak mulai dari sel kiri atas hingga kanan bawah. Setelah terblok, masuk ke tab Page Layout, klik menu Print Area, lalu pilih Set Print Area.
Dengan cara ini, Excel akan mengabaikan data atau coretan lain yang berada di luar area blok tersebut. Dokumen Anda akan menjadi lebih bersih dan terpusat.
BACA JUGA: Rumus Excel Lengkap
Kesimpulan
Mencetak file Excel agar tidak terpotong bukanlah hal yang sulit jika Anda memahami pengaturan tata letak halaman. Kunci utamanya terletak pada penggunaan fitur Scale to Fit Width menjadi 1 halaman dan memastikan ukuran kertas yang dipilih sesuai dengan fisik kertas yang digunakan, terutama untuk F4.
Selalu lakukan pengecekan akhir melalui Print Preview atau tekan Ctrl + P sebelum mengirim perintah ke mesin printer. Pastikan kolom paling kanan sudah terlihat di halaman preview. Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, laporan Excel Anda akan selalu tampil rapi, profesional, dan mudah dibaca tanpa ada data yang hilang.
