Ketikmedia.com – Format PDF sering menjadi syarat mutlak dalam pengiriman dokumen resmi, lamaran kerja, hingga tugas kuliah. Sifatnya yang tetap (fixed) menjamin tata letak dokumen Anda tidak berantakan saat dibuka di perangkat lain.
Banyak pengguna masih repot mencari situs konverter online hanya untuk mengubah Word ke PDF. Padahal, Microsoft Word sendiri sudah memiliki fitur bawaan yang sangat mumpuni untuk tugas ini. Kami akan mengulas cara tercepat dan teraman tanpa perlu koneksi internet.
1. Menggunakan Fitur Save As (Format Standar)
Metode ini adalah cara yang paling mendasar dan paling sering digunakan. Fitur “Save As” memungkinkan Anda menyimpan salinan dokumen dalam format baru tanpa menghilangkan file Word aslinya.
Keunggulan metode ini adalah Anda bisa mengatur kualitas PDF yang dihasilkan. Sangat cocok untuk dokumen skripsi atau proposal yang membutuhkan kualitas cetak tinggi.
- Langkah pertama, pastikan dokumen Word Anda sudah final. Periksa kembali typo dan tata letak gambar. Setelah yakin, klik tab File di pojok kiri atas layar.
- Pilih menu Save As. Jika Anda menggunakan versi Word terbaru, Anda mungkin perlu mengklik Browse untuk menentukan folder penyimpanan.
- Pada kolom Save as type, klik menu dropdown yang biasanya bertuliskan “Word Document (.docx)”. Cari dan pilih opsi **PDF (.pdf)**.
- Perhatikan opsi Optimize for di bagian bawahnya. Pilih Standard (publishing online and printing) jika dokumen tersebut akan dicetak agar gambar tetap tajam. Klik Save dan dokumen PDF Anda sudah jadi.
2. Menggunakan Fitur Export (Lebih Cepat)
Microsoft menyediakan jalur pintas khusus bagi Anda yang ingin membuat dokumen PDF atau XPS. Fitur ini disebut Export.
Secara teknis, hasilnya sama dengan Save As, namun antarmukanya lebih ringkas dan fokus pada konversi format. Ini sangat berguna jika Anda sering bingung mencari opsi format di menu Save As yang penuh sesak.
Anda cukup masuk ke tab File, lalu cari opsi Export di deretan menu sebelah kiri. Biasanya posisinya berada di bawah menu Share.
Klik tombol kotak besar bertuliskan Create PDF/XPS Document. Jendela penyimpanan akan langsung terbuka dengan format file yang sudah terkunci di PDF.
Kelebihan cara ini adalah Anda tidak perlu lagi mencari-cari format file di daftar dropdown. Microsoft sudah menyiapkannya secara otomatis untuk Anda. Cukup beri nama file dan klik Publish.
3. Menggunakan Fitur Print to PDF (Solusi Alternatif)
Ada kalanya fitur Save As mengalami error atau crash, terutama pada dokumen yang sangat besar dan kompleks. Kami menyarankan metode “Print to PDF” sebagai solusi cadangan yang sangat ampuh.
Cara ini bekerja dengan memanipulasi perintah cetak. Komputer tidak akan mengirim data ke printer fisik, melainkan menyusun ulang data tersebut menjadi file digital berformat PDF.
Tekan kombinasi tombol Ctrl + P pada keyboard Anda untuk masuk ke menu cetak. Atau klik File > Print.
Pada kolom Printer, jangan pilih nama printer fisik Anda (seperti Epson atau Canon). Cari opsi Microsoft Print to PDF.
Klik tombol Print yang besar di bagian atas. Jendela penyimpanan akan muncul meminta Anda memberi nama file dan lokasi penyimpanan.
Metode ini sangat efektif untuk membuang metadata tersembunyi atau komentar (comments) yang mungkin tertinggal di dokumen Word, sehingga PDF yang dihasilkan benar-benar bersih.
Mengatur Opsi Halaman Tertentu (Selection)
Sering kali Anda tidak ingin mengubah seluruh halaman menjadi PDF. Mungkin Anda hanya butuh halaman 1 sampai 5 saja dari total 50 halaman laporan.
Baik menggunakan metode Save As maupun Export, Anda bisa melakukan filter ini. Saat jendela penyimpanan muncul (sebelum klik Save), cari tombol kecil bertuliskan Options.
Klik tombol tersebut. Pada bagian Page range, Anda bisa memilih:
- All: Untuk semua halaman.
- Current page: Hanya halaman yang sedang aktif di layar.
- Selection: Hanya teks yang Anda blok sebelumnya.
- Page(s): Isi manual halaman yang diinginkan, misalnya “1-5, 8, 10”.
Fitur ini sangat berguna untuk memisahkan bab tertentu tanpa perlu memotong file Word aslinya.
Memperkecil Ukuran PDF (Minimum Size)
Salah satu kendala umum adalah ukuran file PDF yang terlalu besar untuk diunggah ke portal pendaftaran online. Biasanya portal CPNS atau lowongan kerja membatasi ukuran file di bawah 1 MB.
Anda tidak perlu aplikasi kompresor. Saat melakukan Save As ke PDF, perhatikan opsi Optimize for.
Alih-alih memilih Standard, pilihlah opsi Minimum size (publishing online). Word akan secara otomatis menurunkan resolusi gambar yang ada di dalam dokumen.
Kualitas gambar memang akan sedikit menurun, namun teks tetap terbaca jelas dan tajam. Ukuran file bisa berkurang drastis hingga 50% atau lebih tergantung banyaknya gambar.
Mengamankan PDF agar Tidak Bisa Diedit
Meskipun PDF bersifat read-only, teks di dalamnya masih bisa disalin (copy-paste) dengan mudah. Jika dokumen Anda bersifat rahasia, Anda mungkin ingin mempersulit orang lain mengambil isinya.
Sayangnya, fitur Save As standar tidak menyediakan enkripsi password. Namun, Anda bisa memanfaatkan fitur proteksi dokumen di Word sebelum dikonversi.
Masuk ke File > Info > Protect Document > Encrypt with Password. Masukkan kata sandi yang kuat.
Setelah dokumen Word terkunci, lakukan konversi ke PDF. Beberapa aplikasi pembaca PDF akan meminta password tersebut saat file dibuka. Ini memberikan lapisan keamanan ekstra pada data sensitif Anda.
Kapan Harus Menggunakan Aplikasi Tambahan?
Meskipun cara tanpa aplikasi ini sudah sangat mumpuni, ada beberapa kondisi di mana kami tetap menyarankan penggunaan tools khusus:
- Merge PDF: Jika Anda perlu menggabungkan hasil PDF dari Word dengan PDF dari hasil scan ijazah. Word tidak bisa menggabungkan file yang sudah jadi PDF.
- Kompresi Ekstrem: Jika opsi Minimum size masih belum cukup kecil.
- Konversi Balik: Mengubah PDF kembali ke Word biasanya membutuhkan aplikasi OCR jika PDF tersebut hasil scan.
Namun untuk kebutuhan pembuatan dokumen sehari-hari, tiga cara di atas sudah lebih dari cukup.
Penutup
Mengubah Word ke PDF adalah kemampuan dasar yang wajib Anda kuasai. Dengan menggunakan fitur bawaan seperti Save As dan Print to PDF, Anda bekerja lebih efisien dan menjaga privasi data karena tidak perlu mengunggah dokumen ke server pihak ketiga.
Cobalah ketiga cara tersebut dan temukan mana yang paling nyaman untuk alur kerja Anda. Kunci dari dokumen digital yang baik adalah aksesibilitas dan keamanan format yang terjaga.
