Di era pemasaran digital sekarang ini, Customer Relationship Management (CRM) telah menjadi alat bantu penting bagi perusahaan untuk meningkatkan penjualan. Salah satu fiturnya yang krusial adalah sales automation, yang membantu mengotomatisasi tugas-tugas penjualan dan meningkatkan efisiensi tim.
Apa Itu Sales Automation?
Sales automation adalah pemanfaatan teknologi dan alat pintar untuk menggantikan tugas manual yang berulang dalam proses penjualan. Hal ini membebaskan tim penjualan dari tugas-tugas repetitif sehingga mereka bisa berfokus pada aktivitas yang lebih penting seperti membina hubungan dengan prospek dan pelanggan atau closing deal. Hasilnya, peningkatan efisiensi ini dapat mendorong peningkatan pendapatan.
Berikut adalah beberapa contoh tugas manual berulang yang dapat diotomatisasi:
- Memasukkan data prospek dan pelanggan;
- Mengirim email tindak lanjut;
- Membuat laporan;
- Membuat dan menjadwalkan posting media sosial;
- Mengelola email campaign;
- Menganalisis data.
Lebih dari sekedar merampingkan tugas, sales automation juga mampu meningkatkan kolaborasi antara tim pemasaran dan tim penjualan. Dengan menggunakan program CRM, kedua tim memiliki akses ke data dan informasi yang sama tentang prospek dan pelanggan, seperti riwayat interaksi dan preferensi. Dengan demikian, keduanya dapat bekerja sama dengan lebih efektif untuk menargetkan prospek yang tepat dengan pesan yang tepat pada waktu yang tepat.
Sales Automation VS. Marketing Automation
Istilah “sales automation” sering digunakan secara umum untuk merujuk pada penggunaan teknologi untuk mengotomatiskan tugas-tugas yang terkait dengan penjualan dan pemasaran. Namun, penting untuk dicatat bahwa sebenarnya terdapat dua jenis otomatisasi yang berbeda dalam konteks ini, yakni marketing automation (otomatisasi pemasaran) dan sales automation (otomatisasi penjualan).
Marketing automation (otomatisasi pemasaran) lebih berfokus pada upaya meningkatkan efektivitas berbagai jalur komunikasi dengan prospek dan pelanggan, seperti email, media sosial, dan kampanye pemasaran lainnya. Program CRM ini membantu kamu mengukur dan menganalisis aktivitas pemasaran secara mendalam, sehingga prospek yang potensial dapat diidentifikasi dengan lebih baik. Setelahnya, tim pemasaran akan meneruskan prospek tersebut ke tim penjualan untuk meningkatkan peluang konversi.
Sedangkan sales automation (otomatisasi penjualan) lebih berfokus pada penyederhanaan dan percepatan alur kerja penjualan secara keseluruhan, mulai dari penawaran, penutupan transaksi, hingga pemeliharaan hubungan dengan pelanggan. Sistem ini memastikan bahwa peluang penjualan dari prospek yang menjanjikan tidak terlewatkan.
Meskipun otomatisasi pemasaran dan otomatisasi penjualan memiliki beberapa kesamaan, dalam artikel ini kita akan lebih berfokus secara khusus pada penerapan otomatisasi dalam proses penjualan.
Manfaat Penggunaan Sales Automation
Sales Automation mampu mengubah cara kerja tim penjualan menjadi lebih hemat waktu dan biaya. Selain meningkatkan produktivitas secara signifikan, sales automation merupakan solusi untuk memaksimalkan potensi tim penjualan.
Berikut beberapa manfaat sales automation lainnya yang perlu kamu ketahui:
- Akurasi Terjamin
Dalam proses kerja manual, rawan terjadi human error. Jika tugas berulang ini dikerjakan secara otomatis oleh sales automation, kesalahan dapat diminimalisir dan alur kerja penjualan secara keseluruhan dapat selalu konsisten.
- Meningkatkan Efisiensi Tim Penjualan
Dengan sales automation, tim penjualan tidak lagi harus menangani tugas-tugas repetitif sehingga mereka dapat berfokus pada interaksi langsung dan membina hubungan baik dengan pelanggan. Saat mereka lebih memahami kebutuhan pelanggan, mereka mungkin dapat menyelesaikan transaksi lebih cepat dan efisien. Ini artinya produktivitas dan performa tim penjualan dapat meningkat secara keseluruhan.
- Tim Penjualan yang Puas dan Berkomitmen
Sales automation membantu tim penjualan bekerja lebih efisien dan efektif sehingga target kerja dapat tercapai dengan lebih mudah. Meningkatnya kepuasan tim terhadap hasil kerja mereka dapat memicu loyalitas dan retensi karyawan yang lebih tinggi.
- Tak Ada Prospek yang Terlewatkan
Saat melacak prospek secara manual, kamu bisa saja melewatkan satu atau dua peluang, atau bahkan lebih. Sementara sales automation membantu kamu melacak setiap prospek dengan sistematis. Dengan demikian, kamu dapat memastikan tidak ada calon pelanggan yang terlupakan. Hal ini dapat memaksimalkan konversi dan meningkatkan pendapatan.
- Perkiraan Penjualan Cerdas dan Strategi Tepat
Sales automation menganalisis riwayat data penjualan. Hasil analisa ini memberikan informasi berharga tentang peluang dan tren pasar, yang kemudian dapat membantu tim penjualan membuat perkiraan yang akurat dan strategi yang efektif untuk mencapai target penjualan.
- Penghematan Biaya
Otomatisasi tugas manual menghemat waktu dan sumber daya. Hal ini secara langsung dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan laba perusahaan.
- Respon Cepat
Sales automation memungkinkan prospek ditindaklanjuti secara instan. Pelanggan yang mendapat fast response cenderung lebih puas sehingga kamu meminimalkan potensi kehilangan penjualan.
Strategi Efektif Penggunaan CRM untuk Sales Automation
Pengertian CRM (Customer Relationship Management) adalah strategi dan teknologi yang membantu bisnis mengelola interaksi dan data pelanggan untuk meningkatkan penjualan, retensi, dan kepuasan pelanggan.
Meskipun CRM merupakan alat yang ampuh untuk meningkatkan penjualan, penggunaannya tanpa strategi yang tepat akan sia-sia. Hal ini karena implementasi CRM yang tidak diiringi dengan penggunaan yang tepat oleh sales team dapat menghambat pencapaian target penjualan.
Bayangkan perusahaan kamu menggunakan CRM. Namun, tim penjualan tidak familiar dengan CRM sehingga mereka kesulitan menavigasi dan memanfaatkan fiturnya. Akibatnya, peluang penjualan yang berharga terlewatkan. Sales team merasa frustasi karena target penjualan tidak terpenuhi. Manajemen pun kecewa karena investasi mereka dalam CRM tidak mendatangkan hasil yang diharapkan.
Untuk menghindari terjadinya situasi tersebut, kami akan menunjukkan bagaimana mengoptimalkan CRM untuk sales automation, sehingga kamu dapat meningkatkan penjualan secara signifikan.
Pilih CRM dengan Sales Automation yang Tepat
Sebelum memilih software untuk sales automation, kamu perlu melakukan tinjauan secara menyeluruh pada alur kerja atau rutinitas harian bisnis kamu untuk menemukan aktivitas mana saja yang dapat dioptimalkan dengan otomatisasi. Setelahnya, pilihlah perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran bisnis kamu.
Mulai dengan Tugas-tugas yang Mudah
Melakukan pengaturan otomatisasi dapat kamu mulai dari tugas-tugas yang mudah dan berulang, misalnya mengirim email follow up. Semakin kamu terbiasa dengan otomatisasi satu tugas sederhana, kamu dapat memperluasnya ke tugas-tugas yang lebih kompleks.
Tingkatkan Efisiensi Proses yang Sudah Ada
Hindari terjebak dalam rumitnya membangun proses baru yang rumit. Fokuslah pada otomatisasi tugas-tugas repetitif dalam alur kerja yang sudah berjalan, seperti input data, pelacakan prospek, dan pembuatan laporan.
Membuat Panduan yang Jelas
Tulislah panduan langkah-langkah, peran, dan tanggung jawab setiap tim untuk memastikan penggunaan CRM yang konsisten dan terstandarisasi. Dengan demikian, risiko kesalahan dan inkonsistensi data dapat diminimalisir.
Ukur Hasil Kerja
Pastikan otomatisasi kamu berjalan dengan baik dan memberikan dampak positif dengan melakukan pemantauan dan pengukuran hasil secara berkala. Gunakan metrik yang relevan seperti peningkatan konversi, pengurangan waktu respon, dan pertumbuhan income. Analisis data dan lakukan penyesuaian atau perubahan bila diperlukan.
Support Tim Penjualan
Libatkan tim penjualan dalam proses implementasi CRM sejak awal. Hal ini penting karena tim penjualan merupakan pengguna utama CRM dan mereka perlu memahami manfaat serta cara kerja CRM untuk dapat memanfaatkannya secara optimal. Jelaskan manfaat CRM secara detail, bagaimana CRM dapat membantu mereka dalam menyelesaikan tugas-tugas sehari-hari, dan bagaimana CRM dapat meningkatkan kinerja dan kesuksesan mereka. Dorong mereka untuk memberikan masukan dan pertanyaan, dan adakan pelatihan yang komprehensif untuk memastikan mereka memahami cara menggunakan CRM secara efektif.
To Sum It Up
Banyak perusahaan yang telah berinvestasi dalam CRM, namun tidak mendapatkan hasil yang maksimal. Hal ini menunjukkan bahwa implementasi CRM saja tidak cukup. Diperlukan strategi yang tepat untuk membantu tim penjualan dalam memanfaatkan fitur-fitur CRM secara optimal, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses penjualan.