WhatsApp Business memang sudah semakin banyak digunakan oleh pebisnis di Indonesia untuk mengelola pelanggan. Tetapi tahukah Anda bahwa WhatsApp Business juga bisa membantu mengurangi biaya operasional? Mulai dari dengan menggunakan chatbot dari WhatsApp hingga pengelolaan pelanggan, WhatsApp Business memiliki fitur-fitur yang jika dimanfaatkan dengan tepat dapat membantu bisnis Anda secara signifikan.
Berikut cara-cara WhatsApp Business bisa membantu membuat pengeluaran bisnis Anda lebih efisien dan efektif:
1. Otomatisasi Layanan Pelanggan
Menggunakan chatbot untuk menangani pertanyaan umum dan rutin dari pelanggan dapat secara signifikan mengurangi kebutuhan akan staf layanan pelanggan, sehingga menghemat biaya gaji karyawan. Dalam bisnis, pertanyaan umum dan rutin biasanya meliputi hal-hal seperti jam operasional, status pesanan, informasi produk, dan kebijakan pengembalian barang. Tugas-tugas ini seringkali berulang dan tidak memerlukan intervensi manusia yang kompleks.
Chatbot, yang dapat diotomatisasi untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, memungkinkan bisnis untuk mengalihkan sebagian besar interaksi dasar pelanggan dari staf manusia ke sistem otomatis. Dengan ini, perusahaan tidak perlu mempekerjakan sebanyak mungkin staf layanan pelanggan untuk menjawab pertanyaan yang sama berulang kali.
2. Pengiriman Notifikasi yang Efisien
Pengiriman notifikasi yang efisien menggunakan WhatsApp Business dapat mengurangi biaya operasional melalui beberapa mekanisme. Pertama, WhatsApp Business memungkinkan pengiriman notifikasi otomatis mengenai status pesanan, pengingat janji, pembaruan produk, dan informasi penting lainnya langsung kepada pelanggan.
Konsekuensinya, kebutuhan untuk menggunakan metode komunikasi yang lebih mahal seperti panggilan telepon dan SMS pun berkurang. Mengingat bahwa biaya SMS dan panggilan telepon dapat bertambah dengan cepat, terutama saat berurusan dengan volume pelanggan yang besar, menggunakan WhatsApp yang lebih ekonomis dan seringkali gratis, kecuali untuk biaya data internet, dapat menghasilkan penghematan yang signifikan.
3. Pengurangan Kesalahan Manusia
Tak dapat dipungkiri bahwa seringkali terjadi kesalahan dapat berkomunikasi dengan pelanggan. Penggunaan chatbot dapat meminimalisasi hal ini. Chatbot dapat diprogram untuk memberikan respons yang konsisten dan tepat waktu terhadap pertanyaan umum pelanggan, seperti informasi produk, proses pesanan, dan kebijakan perusahaan. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional dengan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menjawab setiap pertanyaan secara individual, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan yang dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan atau biaya tambahan untuk memperbaiki kesalahan.
Selain itu, penggunaan pesan template dalam WhatsApp Business memastikan bahwa informasi yang disampaikan selalu konsisten dan sesuai dengan kebijakan perusahaan, sehingga mengurangi potensi kesalahan dalam komunikasi. Dengan demikian, pengurangan kesalahan manusia melalui platform ini tidak hanya meningkatkan pengalaman pelanggan tetapi juga membantu bisnis menghemat biaya yang terkait dengan manajemen kesalahan dan waktu yang tidak produktif.
4. Peningkatan Kepuasan Pelanggan
WhatsApp Business dapat secara positif meningkatkan kepuasan pelanggan dengan beberapa cara yang signifikan. Pertama-tama, WhatsApp Business memungkinkan bisnis untuk memberikan layanan pelanggan yang lebih responsif dan efisien. Dengan menggunakan fitur chatbot dan pesan otomatis, bisnis dapat merespons pertanyaan dan permintaan pelanggan secara instan dan konsisten. Hal ini tidak hanya mengurangi waktu tunggu pelanggan untuk mendapatkan jawaban, tetapi juga mengurangi kebutuhan untuk menambah staf layanan pelanggan secara signifikan.
Selain itu, WhatsApp Business juga memfasilitasi komunikasi yang lebih personal dan terarah dengan pelanggan melalui fitur-fitur seperti pesan bergambar, video, dan suara. Ini memungkinkan bisnis untuk lebih mudah menjelaskan produk atau layanan mereka secara langsung kepada pelanggan, mengurangi kemungkinan kesalahpahaman yang dapat menyebabkan komplain atau retur barang.
5. Pemasaran Target
Pemasaran target menggunakan WhatsApp Business dapat mengurangi biaya operasional dengan beberapa cara yang efektif. Pertama, platform ini memungkinkan bisnis untuk mengirim pesan langsung kepada pelanggan yang sudah ada dalam daftar kontak mereka. Dengan demikian, biaya yang biasanya terkait dengan iklan yang lebih luas dan tidak terarah dapat dikurangi secara signifikan. WhatsApp Business juga mendukung pengiriman pesan dalam jumlah besar sekaligus melalui fitur daftar siaran (broadcast), yang memungkinkan bisnis untuk mengirim promosi atau pembaruan kepada banyak pelanggan sekaligus tanpa biaya tambahan.
Ditambah lagi, penggunaan WhatsApp Business untuk pemasaran target dapat mengurangi biaya operasional yang terkait dengan metode tradisional seperti pencetakan brosur atau pengiklanan di media cetak atau elektronik. WhatsApp Business memungkinkan bisnis untuk mengirimkan informasi produk atau penawaran promosi dengan biaya yang lebih rendah daripada metode iklan konvensional lainnya.