Apa jadinya bila dokumen-dokumen negara rusak? Peristiwa bersejarah penting bisa dilupakan karena hal tersebut. Karena itulah, di hampir semua negara di dunia, terdapat profesi arsiparis.
Profesi ini, sebagaimana namanya merupakan profesi yang bertanggung jawab dengan berbagai jenis arsip. Mereka bekerja di lembaga negara atau swasta dan memiliki peran krusial meski jarang mendapatkan sorotan.
Eks deputi bidang kearsipan Indonesia, Mustari Irawan menyebut bahwa bidang pekerjaan ini akan berimbas pada reformasi birokrasi. Semakin baik pengelolaan arsip, maka pelayanan publik juga akan semakin berkualitas.
Jurusan hingga pelatihan kearsipan pun sebenarnya sudah tersedia di mana-mana. Hanya memang, belum banyak orang yang memahami seperti apa tugas hingga gaji para profesional dalam bidang tersebut.
Definisi dan Landasan Perundangan Arsiparis
Secaara definitif, mereka yang bekerja di bidang kearsipan memiliki tugas untuk menjaga, mengatur, hingga menambahkan arsip-arsip penting suatu instansi atau negara.
Landasan hukum tentang pekerjaan ini tertuang pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 13 Tahun 2016. Menurut aturan tersebut, profesi ini masuk dalam kategori Jabatan Fungsional yang kemudian kerap disingkat dengan istilah JFA atau Jabatan Fungsional Arsiparis.
JFA selanjutnya terbagi dalam 2 kategori, yaitu:
- Kategori terampil: wajib memiliki kualifikasi teknis di bidang kearsipan.
- Kategori ahli: wajib menguasai ilmu dan teknologi pada bidang kearsipan.
Produk-produk arsip sendiri terdiri atas berbagai rekaman peristiwa dalam aneka bentuk media yang diproduksi oleh negara maupun diterima oleh negara. Karena jumlahnya yang begitu banyak, JFA harus mengaturnya dengan mengategorikannya, menyeleksinya, hingga menyimpannya menurut SOP yang berlaku.
Kerja-kerja tersebut sangat krusial karena berkaitan langsung dengan dokumen kenegaraan, tak terkecuali yang bersifat sangat penting. Husnussabri, Kepala Bidang Kearsipan NTB mengutip Sir Arthur Doughty menjelaskan perawatan arsip suatu negara karena menunjukkan tingkat peradabannya.
Syarat dan Kualifikasi Pendidikan
Mereka yang ingin bekerja sebagai arsiparis harus memiliki pengetahuan dalam bidang kearsipan. Menurut aturan dari Kementrian Pendayagunaan Negara, kualifikasi pendidikan yang menjadi syarat pada jabatan fungsional ini adalah S1 bidang kearsipan atau jurusan lain menurut instansi yang merekrut.
Meski demikian, terdapat beberapa pengecualian bagi pelamar. Lulusan DIII, misalnya, juga boleh mendaftar meski harus mengikuti dulu pelatihan di bidang kearsipan. Selain itu, beberapa formasi JFA juga terbuka untuk golongan IIc (PNS) dan VI (PPPK). Golongan VI PPPK mensyaratkan kualifikasi pendidikan Diploma II.
Dengan memenuhi persyaratan tersebut, mereka yang tertarik bisa mengajukan lamaran saat ada pendaftaran CASN atau lowongan kerja dari institusi negara. Syarat lain yang harus pelamar penuhi pada umumnya sama dengan persyaratan CASN dan loker kebanyakan seperti SKCK, kartu kuning, hingga surat bukti bebas NAPZA.
Tugas Arsiparis
Secara umum, berikut ini tugas yang harus JFA emban dalam rangka mengelola arsip-arsip negara:
- Mengumpulkan rekaman dari negara atau untuk negara.
- Menerima rekaman dari pihak luar.
- Menyeleksi dan membuat arsip.
- Melakukan seleksi atas rekaman yang masuk.
- Verifikasi keontetikan arsip.
- Mengategorikan arsip berdasarkan keaktivannya (aktif dan inaktif).
- Membedakan arsip vital dan non-vital.
- Mengelola secara khusus arsip vital.
- Memindahkan arsip inaktif.
- Menyeleksi serta membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan.
- Menganalisis kearsipan dalam bentuk aturan.
- Mengembangkan inovasi di bidang kearsipan.
- Membuat penyuluhan hingga modul terkait kearsipan dalam rangka sosialisasi.
Golongan Arsiparis PNS dan PPPK
Seperti dijelaskan sebelumnya, JFA terbagi atas kategori terampil dan ahli untuk pegawai berstatus PNS. Jabatan JFA Terampil terdiri atas pelaksana, pelaksana lanjutan, dan penyelia. Masing-masing jabatan tersebut masih terbagi lagi dalam beberapa golongan PNS dari II/c hingga III/d.
Sementara untuk JFA Ahli, jabatannya terdiri atas Ahli Pertama, Ahli Muda, Ahli Madya, dan Ahli Utama. Jabatan ini juga akan terbagi lagi dalam beberapa golongan dari III/a hingga IV/e.
Untuk PPPK, golongan JFA terbagi atas:
- VI: Terampil, kualifikasi Diploma II
- VII: Terampil, kualifikasi Diploma III
- IX: Ahli Pertama, kualifikasi Diploma IV atau Sarjana
- X: Ahli Pertama, kualifikasi Magister
- XI: Ahli Muda, kualifikasi Doktor
Gaji dan Tunjangan Arsiparis
Gaji JFA dipengaruhi berbagai faktor. Salah satunya adalah status kepegawaian tiap pegawai. Hingga hari ini, jabatan ini umum terdiri atas mereka yang berstatus PNS, PPPK, hingga honorer.
Untuk JFA honorer, umumnya, gaji yang menjadi hak setara dengan nilai UMP suatu daerah. Selebihnya, pendapatan dan tunjangan bagi honorer tergantung dengan kebijakan tiap instansi yang merekrut.
Adapun untuk gaji JFA PNS dan PPPK adalah sebagai berikut.
Gaji JFA PPPK
- VI: Rp.2.539.700 – Rp.4.043.800
- VII: Rp.2.647.200 – Rp. 4.214.900.
- IX: Rp.3.203.600 – Rp.5.261.500
- X: Rp.3.339.100 – Rp.5.484.000
- XI: Rp.3.480.300 – Rp.5.716.000
Gaji Arsiparis PNS
- II/c Pengatur: Rp.2.485.900 – Rp.3.958.200
- II/d Pengatur Tingkat I: Rp.2.591.100 – Rp.4.125.600
- III/a Penata Muda: Rp.2.785.700 – Rp.4.575.200
- III/b Penata Muda Tingkat I: Rp.2.903.600 – Rp.4.768.800
- III/c Penata: Rp.3.026.400 – Rp.4.970.500
- III/d Penata Tingkat I: Rp.3.154.400 – Rp.5.180.700
Adapun untuk JFA Ahli:
- IV/a Pembina: Rp.3.287.800 – Rp.5.399.900
- IV/b Pembina Tingkat I: Rp.3.426.900 – Rp.5.628.300
- IV/c Pembina Utama Muda: Rp.3.571.900 – Rp.5.866.400
- IV/d Pembina Utama Madya: Rp.3.723.000 – Rp.6.114.500
- IV/e Pembina Utama: Rp.3.880.400 – Rp.6.373.200
Nah, kiranya, demikian informasi lengkap Ketik Media mengenai gambaran kerja arsiparis. Pekerjaan ini memiliki peran yang sangat krusial bagi sebuah negara. Sementara bagi para pencari kerja, jabatan fungsional tersebut menawarkan prospek yang cukup baik dengan pendapatan dan beban kerja proporsional.